Guía de organización de eventos accesibles

¿Te estás planteando organizar un evento? ¿Te ha surgido la necesidad de hacerlo accesible?.  Realmente, ¿Cuándo no es necesario hacer un evento accesible? 

La accesibilidad debería ser una realidad en todos los ámbitos de la vida y, por supuesto, también en lo que respecta a la organización de eventos. Pero, ¿qué es un evento accesible? Un evento accesible es aquel que permite participar a todas las personas en igualdad y de manera autónoma, tengan o no tengan discapacidad y sea esta del tipo que sea.

Tipos de eventos accesibles 

A la hora de organizar un evento, es clave conocer cuáles son las necesidades de cada cliente y acompañarlos desde la experiencia ofreciendo distintas alternativas que se ajusten a lo esperado.  Y es que, para hacer un evento 100 % accesible, hay que tener en cuenta multitud de factores: 

• ¿Es presencial? Si lo es, tenemos que contar con un espacio sin barreras arquitectónicas y con todos los medios técnicos necesarios para que puedan asistir todas las personas. 
• ¿Es online? El subtitulado o la ventana ILSE son aspectos fundamentales. 
• ¿Es híbrido? Hay que conjugar todos los aspectos.

Eventos corporativos accesibles

Los eventos corporativos han experimentado un auge en los últimos años, con una profesionalización que da un paso más y se centra en la experiencia, en organizar un acto en el que se implique a los asistentes y que deje un bonito recuerdo en ellos. Y para que la experiencia pueda ser universal y disfrutada por todos, es necesario garantizar la accesibilidad.

Para ello, aspectos tan obvios pero que a veces pasan desapercibidos, como que no existan barreras arquitectónicas como escaleras en los accesos y escenarios, o que entre los medios técnicos se disponga de bucle magnético para las personas sordas; son detalles que en los que hay que prestar especial atención y tenerlos en cuenta a la hora de escoger un espacio perfecto para tus eventos.

Eventos online accesibles 

La pandemia del coronavirus trasladó todos los eventos de la presencialidad a la modalidad online. Aunque con el paso del tiempo estos dos modelos han aprendido a convivir, los eventos online continúan siendo una magnífica opción en determinadas ocasiones. Y gracias a la tecnología, es posible hacerlos accesibles para que personas con discapacidad visual o auditiva puedan seguirlos de manera autónoma.

Para ello, es fundamental contar con un subtitulado en directo que transcriba lo que está ocurriendo en el evento, los discursos y distintas intervenciones, así como, por supuesto, disponer de una ventana para ILSE (Intérprete de Lengua de Signos Española). De esta forma, todo el mundo, sin distinción, podrá atender a nuestros eventos.

Consejos para organizar eventos accesibles

Lo más importe es conocer a nuestra audiencia y a sus necesidades. Si esto no es posible porque no hemos tenido la opción de preguntarlo o averiguarlo, asumamos que la audiencia se compone igual que la sociedad española: con personas de diferentes edades, con o sin discapacidad...etc. 
 

Contar con un organizador de eventos accesibles

Si quieres que tu evento sea 100% accesible, debes contar con un organizador de eventos experto en el tema, que tenga interiorizada la accesibilidad y la trabaje con normalidad en su día a día. Y así somos en ILUNION Comunicación Social, donde nos adaptamos a las necesidades de cada caso y ofrecemos las mejores alternativas para lograr que todas las personas puedan disfrutar de los eventos que organizamos. Conocemos muy bien el mundo de las necesidades de las personas. 

Prepara un catering para eventos accesibles

A la hora de preparar un evento, organizar un catering posterior puede ser el elemento que marque la diferencia. Un buen catering será aquel que ofrezca productos de calidad y adaptados a las distintas necesidades alimentarias de los asistentes, pero que, al mismo tiempo, esté planificado con criterios de accesibilidad y dirigido y servido por profesionales cualificados. 

Porque, ¿te has parado a pensar en si las mesas que tenemos en los caterings son aptas para todo el mundo? Parece un mero espacio donde colocar los aperitivos de nuestro cóctel, pero no lo es, y es muy importante que lo tengamos en cuenta, ya que la composición, la altura, cómo las vestimos, pueden afectar al disfrute para el usuario. Del mismo modo tenemos que prestar atención a las posibles alergias que puedan tener nuestros invitados, y para ello, lo mejor es preguntar con antelación. 

Cuenta con regalos para eventos accesibles

Los eventos son una buena ocasión para tener un detalle con los asistentes y mostrarles así tu agradecimiento por su participación. Para estos casos, ILUNION Comunicación Social cuenta con un catálogo de merchandising con el que sorprender a tus invitados y encontrar el regalo perfecto, con opciones solidarias y lotes personalizados, siempre teniendo en cuenta los criterios de sostenibilidad. 
 

 Lo más importante: Salón para eventos accesibles

Para la organización de un evento y su desarrollo, el lugar donde tiene lugar el evento es el elemento determinante. Contar con un salón para eventos accesibles que cuente con todos los requisitos es la clave para que la experiencia de los asistentes sea satisfactoria. Son básicos en este sentido elementos arquitectónicos como las rampas accesibles, los baños accesibles o los ascensores accesibles para personas con movilidad reducida. Además, elementos técnicos como el bucle magnético es un aspecto más con el que siempre es interesante contar si queremos organizar un evento 100% accesible.

Ten en cuenta el material para eventos accesibles

La accesibilidad de un evento viene determinada por los aspectos físicos, pero también por contar con los recursos necesarios para que puedan ser seguidos por personas con cualquier tipo de discapacidad, ya sea física o sensorial. Así, deberás tener en cuenta si será necesario contar con megafonía, con espacio para sillas de ruedas, con subtitulación de vídeo o con intérprete de lengua de signos, entre otros.  Pero, además, tienes que tener muy presente los materiales que vas a repartir. Si es en papel, ¿sabes que puedes hacer accesible ese documento para las personas ciegas? Son pequeños detalles que harán que tu evento marque la diferencia.

Guía de marketing y comunciacion inclusiva

En todos los eventos contamos con materiales audiovisuales y gráficos, que siempre podemos hacerlos más accesibles y lograr que nuestro público pueda disfrutarlos. Desde ILUNION hemos elaborado la Guía de Marketing y Comunicación Inclusiva, donde os dejamos algunos recursos y consejos que te ayudarán. 

Compromiso ILUNION con la accesibilidad

En ILUNION Comunicación Social somos expertos en la organización de eventos y sabemos cómo hacer que estos sean completamente accesibles. Para ello, contamos con un equipo comprometido con la inclusión y tenemos a nuestra disposición todos los espacios, donde destacan los de nuestros propios hoteles especializados en eventos,  y medios técnicos para organizar distintos tipos de eventos, ya sean presenciales, híbridos o eventos online.  

Nos adaptamos a las necesidades de cada cliente, siempre buscando la mejor opción para ellos y dándoles eventos ‘llave en mano’ para que ellos solo tengan que preocuparse de disfrutar.

¡No te lo pienses más! Si quieres hacer un evento espectacular que cumpla con todos los criterios de accesibilidad, Comunicación Social es tu partner. ¡Contacta con nosotros!